Prüfungsverfolgung

Werkzeuge "aus der Praxis für die Praxis"

TABU ist ein EXCEL-basiertes Werkzeug und bedeutet:

Terminüberwachung, Arbeitssicherheit, Brandschutz, Umweltschutz.

Mit TABU können Sie alle in Unternehmen anfallenden, wiederkehrenden Tätigkeiten verwalten. Hierzu zählen

• ca. 300 verschiedene, gesetzlich vorgeschriebene Prüfungsarten
• Audits und Zertifizierungen
• Wartungs- + Instandhaltungsarbeiten
• Fuhrparkaspekte
• Entsorgungsnachweise
• Messungen (z.B. aus Genehmigungsauflagen)
• Externe Firmen + Wartungsverträge

TABU beinhaltet bereits alle Prüfungen mit Prüfgegenstand und Prüfgrundlage. Auch die neue Betriebssicherheitsverordnung ist berücksichtigt. So kann man einfach den Katalog durchgehen und sehen, was vielleicht im eigenen Unternehmen bisher übersehen wurde.

Da TABU entsprechende Filterfunktionen besitzt, lassen sich alle Prüfungen je nach Status, Verantwortlicher Person, Termin etc. leicht eingrenzen.

Weitere Vorteile:

• Zentrale Verwaltung und Pflege über ein Erfassungssystem
• Farbliche Visualisierung der Ergebnisse

Die seit kurzem unterschiedlichen Vorgaben zu Prüffristen

• Feste Prüffristen (Höchstfristen)
• Im Rahmen einer Gefährdungsbeurteilung nach § 3 BetrSichV zu ermittelnde Prüffristen (diese können kürzer sein)
• Durch die ZÜS (zugelassene Überwachungsstelle) festzulegende Prüfristen
  sowie alle Arten von Kombinationen haben wir in der neuen Version bereits berücksichtigt.

Hinweis

Das Werkzeug stellt ein technisches Hilfsmittel dar und hilft bei der Erkennung möglicherweise relevanter rechtlicher Verpflichtungen. Es stellt keine Unternehmensberatung dar und ersetzt nicht die unternehmensbezogene Prüfung der einzuhaltenden Vorschriften. Für die unternehmensorganisatorische Umsetzung im Unternehmen, in Betrieben oder Betriebsteilen trägt alleine der Auftraggeber die Verantwortung. Soweit Vorschriften als „relevant“ oder „nicht relevant“ gekennzeichnet sind, handelt es sich nur um Vorschläge, die auf einschlägigen Branchenerfahrungen beruhen, nicht aber auf einer auf das Unternehmen oder den Betrieb des Auftraggebers bezogene Prüfung auf Relevanz und die daraus abzuleitenden Unternehmerpflichten, für die alleine der Auftraggeber verantwortlich ist.

Für die Betrachtung des jeweiligen Einzelfalls und bei rechtlichen Problemstellungen ist die Kontaktierung von Fachleuten (z.B. Wirtschaftsprüfer, Steuerberater oder Fachjurist mit vertieften Schwerpunktkenntnissen) durch das Unternehmen / den Auftraggeber erforderlich.

Für die Ermittlung und Einhaltung von Pflichten aus Vorschriften und hinsichtlich der Einhaltung von Anzeige- / Meldeverpflichtungen bei öffentlichen Stellen usw. liegt es in der Verantwortung des Unternehmers / Kunden / Betreibers von Anlagen, rechtzeitig eine Klärung mit den betreffenden Ämtern / Stellen, möglichst unter Beteiligung eines Fachjuristen herbeizuführen. Dies gilt auch für die Einhaltung von Terminen, Anträge an öffentliche Stellen, entsprechende Fristen etc. Eventuell ist hierzu die Kontaktierung zusätzlicher Stellen (zuständiger Behörden, Wirtschaftsprüfer, BG, Feuerwehr oder ZÜS) erforderlich.

Grundsätzlich ist der Betreiber von Einrichtungen, Anlagen, Maschinen, Gebäuden, Verfahren etc. dafür verantwortlich, dass alle erforderlichen Prüfvorschriften und Fristen rechtzeitig erkannt und eingehalten werden. Dies gilt auch für die Verfolgung von Mängeln und deren Beseitigung.

Hinsichtlich der Organisation der gesetzlich geforderten Pflichten bestehen oft Unsicherheiten.

Mit unserem Werkzeug Pflichtenorganisation „ViP“ können einzelne Pflichten eindeutig auf die Personen delegiert werden.

Gleichzeitig bietet das Werkzeug die Möglichkeit der Durchführung eines internen Compliance-Audits bzgl. der deligierten Pflichten. Die Nachweisführung entspricht damit den Forderungen aus den aktuellen ISO Normen.

ViP ist ein EXCEL-basiertes Werkzeug und bietet Ihnen eine tabellarische Übersicht möglicher Pflichten, die sich aus der jeweiligen Rechts-/ Normengrundlage ergeben.

ViP stellt ein technisches Hilfsmittel dar und hilft bei der systematischen Festlegung und der zentralen Steuerung von Pflichten und Verantwortlichkeiten für Mitarbeiter / Führungskräfte im Sinne der jeweiligen Management-Normen für Energie, Umweltschutz, Arbeitssicherheit und Qualität.

ViP ermöglicht, Unternehmer- und Betreiberpflichten sowie die räumliche Verantwortung für bestimmte räumliche Bereiche zuzuordnen.

Hinweis

Das Werkzeug VIP stellt eine Hilfe zur Erlangung der Übersicht für die Pflichten und Verantwortlichkeiten dar. Es stellt keine Unternehmensberatung dar und ersetzt nicht die unternehmensbezogene Prüfung der einzuhaltenden Pflichten. Aufgelistete Pflichten sind exemplarisch zu sehen und besitzen keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Für die unternehmensorganisatorische Umsetzung der Plichtendelegation im Unternehmen, in Betrieben oder Betriebsteilen trägt alleine der Auftraggeber die Verantwortung. Soweit Pflichten als „relevant“ oder „nicht relevant“ gekennzeichnet sind, handelt es sich nur um Vorschläge, die auf einschlägigen Branchenerfahrungen beruhen, nicht aber auf einer auf das Unternehmen oder den Betrieb des Auftraggebers bezogene Prüfung auf Relevanz und die daraus abzuleitenden Unternehmerpflichten, für die alleine der Auftraggeber verantwortlich ist.

Für die Betrachtung des jeweiligen Einzelfalls und bei rechtlichen Problemstellungen ist die Kontaktierung von Fachleuten (z.B. Wirtschaftsprüfer, Steuerberater oder Fachjurist mit vertieften Schwerpunktkenntnissen) durch das Unternehmen / den Auftraggeber erforderlich.

Für die Ermittlung und Einhaltung von Pflichten aus Vorschriften und hinsichtlich der Einhaltung von Anzeige- / Meldeverpflichtungen bei öffentlichen Stellen usw. liegt es in der Verantwortung des Unternehmers / Kunden / Betreibers von Anlagen, rechtzeitig eine Klärung mit den betreffenden Ämtern / Stellen, möglichst unter Beteiligung eines Fachjuristen herbeizuführen. Dies gilt auch für die Einhaltung von Terminen, Anträge an öffentliche Stellen, entsprechende Fristen etc. Eventuell ist hierzu die Kontaktierung zusätzlicher Stellen (zuständiger Behörden, Wirtschaftsprüfer oder akkreditierter Zertifizierungsunternehmen) erforderlich.

Durch unser Audit-Tool AuTo erhalten Sie eine übersichtliche Beschreibung Ihres Auditprozesses. Die Ergebnisse werden nachvollziehbar bewertet und in einem Report dokumentiert.

Damit erkennen Sie sofort die Bereiche, in denen Handlungsbedarf vorhanden ist.

EHS-Check

Unser Environment-, Health-, Safety-Check (EHS-Check) unterstützt Sie bereits im Vorfeld bei allen Planungen und Änderungen von Anlagen, Verfahren, Gebäuden sowie für sonstige Belange.

Er beinhaltet alle relevanten Themen, ist als Checkliste - ähnlich einem internen Genehmigungsantrag – konfiguriert und gelangt papierlos an die internen und ggfs. externen Beteiligten / Fachleute. Diese klopfen besonders neben technischen auch die rechtlichen Vorschriften und Genehmigungserfordernisse ab.

Gleichzeitig können systematisch die erforderlichen Maßnahmen festgelegt und Auswirkungen auf Kosten und Termine analysiert werden. Für viele unserer Kunden ist der EHS-Check bereits unverzichtbar…

Komplexe Zusammenhänge müssen einfach dargestellt werden.

Wir arbeiten mit Ablaufschemata, Mappingmethoden, verlinkten Dokumenten, etc.

Mit uns kommen Sie "zu Recht".

Rechtliche Vorschriften unterliegen „naturgemäß“ einem „Alterungsprozeß“. Die Aktualisierung ist aufgrund der ständigen Änderungen in der Gesetzgebung sehr zeitintensiv.

Alle gängigen Managementnormen (ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001, ISO 50001, ...) fordern die Feststellung rechtlicher Verpflichtungen und Nachweise zu deren Einhaltung.

Die Kenntnis der rechtlichen Rahmenbedingungen ist Voraussetzung verantwortlichen Handelns und zugleich Grundlage für die Nutzung individueller, unternehmerischer Freiräume ...

Durch die externe Unterstützung bei der Aktualisierung Ihres Rechtskatasters bleibt Ihnen zusätzlicher Freiraum für Ihre Kernaufgaben.

Das Rechtskataster ist ein Excel-basiertes Werkzeug und hilft Ihnen bei der Erkennung der relevanten rechtlichen Verpflichtungen.

Es umfasst für den jeweiligen Standort relevante Rechtsvorschriften im Sinne der jeweiligen Management-Normen für Energie, Umweltschutz, Informationssicherheit, Arbeitssicherheit und Qualität auf Ebene der EU, des Bundes und des jeweiligen Bundeslandes.

Über Filterfunktionen lassen sich die Vorschriften eingrenzen.
Links führen zu Homepages, auf denen Sie Vorschriften leicht downloaden können.

Unser Rechtskataster ist bei zahlreichen externen Auditoren bekannt und wird wegen seiner Alleinstellungsmerkmale empfohlen:

• Normenbezug (ISO 9001, 14001, 27001, 45001, 50001, etc.) für jede relevante Vorschrift (damit Sie für alle Audits gewappnet sind)
• Direkte Verlinkung zu neuen und geänderten Vorschriften
• Handlungsbedarf mit Maßnahmenverfolgung im „ToDo-Check“ Rechtskataster
• Link-Liste zu Themen wie Fördermittel, BG, Stofflisten / REACh, Behörden, etc.
• Übersicht der Aufbewahrungsfristen von Dokumenten mit Bezug zur Rechtsgrundlage
• Deutliche interne Zeitersparnis durch

  - Filterbarkeiten nach Normen
  - Filterbarkeiten nach B (bestehenden), G (geänderten) und N (neuen) Vorschriften
  - Möglichkeit zur Ausblendung unrelevanter Änderungen

Hinweis:
Das Werkzeug stellt ein technisches Hilfsmittel dar. Es kann bei der Erkennung möglicher relevanter rechtlicher Verpflichtungen unterstützen. Es stellt keine Unternehmensberatung dar und ersetzt nicht die unternehmensbezogene Prüfung der einzuhaltenden Vorschriften. Für die unternehmensorganisatorische Umsetzung des Rechtskatasters im Unternehmen, in Betrieben oder Betriebsteilen trägt alleine der Auftraggeber die Verantwortung. Soweit im Rechtskataster Vorschriften als „relevant“ oder „nicht relevant“ gekennzeichnet sind, handelt es sich nur um Vorschläge, die auf einschlägigen Branchenerfahrungen beruhen, nicht aber auf einer auf das Unternehmen oder den Betrieb des Auftraggebers bezogene Prüfung auf Relevanz und die daraus abzuleitenden Unternehmerpflichten, für die alleine der Auftraggeber verantwortlich ist.
Für die Betrachtung des jeweiligen Einzelfalls und bei rechtlichen Problemstellungen ist die Kontaktierung von Fachleuten (z.B. Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Sachverständiger oder Fachjurist) durch das Unternehmen / den Auftraggeber erforderlich.
Für die Ermittlung und Einhaltung von Pflichten aus Vorschriften und die Ermittlung von Möglichkeiten zur Förderung oder bei Fragen zu Steuerrückerstattungen (oder deren Erhaltung) und hinsichtlich der Einhaltung von Anzeige- / Meldeverpflichtungen bei öffentlichen Stellen usw. liegt es in der Verantwortung des Unternehmers / Kunden / Betreibers von Anlagen, rechtzeitig eine Klärung mit den betreffenden Ämtern / Stellen, möglichst unter Beteiligung eines Fachjuristen herbeizuführen. Dies gilt auch für die Einhaltung von Terminen, Anträge an öffentliche Stellen, entsprechende Fristen etc. Eventuell ist hierzu die Kontaktierung zusätzlicher Stellen (zuständiger Behörden, Wirtschaftsprüfer oder akkreditierter Zertifizierungsunternehmen) erforderlich.
Aufgelistete Rechtsgrundlagen besitzen keinen Anspruch auf Vollständigkeit. TUC kann keine Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen übernehmen. Haftungsansprüche gegen das Ingenieurbüro TUC, welche sich auf Schäden materieller oder immaterieller Art beziehen, die durch die Nutzung der dargebotenen Informationen entstehen, sind grundsätzlich ausgeschlossen, sofern seitens TUC kein nachweislich vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden vorliegt.

Compliance-Check

Dieser Check berücksichtigt auf Wunsch „Umweltschutz-, Energie-, Arbeitssicherheit und Risikothemen.

Die relevanten Compliance-Aspekte werden vor Ort erfasst und bewertet. Die sich daraus ergebenden Risiken werden ermittelt und bewertet.

Der EXCEL-basierte Check beinhaltet ca. 45 Prüfaspekte. Es erfolgt eine Ampelbewertung (ROT, GELB, GRÜN). Sie können diese Checkliste im Nachhinein als Arbeitstool zur Verfolgung der zugehörigen Maßnahmen verwenden und fortschreiben.

Hinweise und Empfehlungen für Verbesserungen runden das Bild ab.

Werkzeuge "aus der Praxis für die Praxis"

Maßnahmenverfolgung

Access - Tool zur integrierten Verfolgung aller Maßnahmen in den Bereichen Arbeitsschutz, Umweltschutz, Sicherheit, Brandschutz, Qualität und Unternehmensziele.

gibt Sicherheit...

..., denn in den verschiedenen Bereichen eines Unternehmens gibt es regelmäßig Aktivitäten bei denen die unterschiedlichsten Maßnahmen erforderlich sind. Projekte fordern ebenfalls die Umsetzung von Maßnahmen. Jedoch nur durch exakte Festlegung der Maßnahme, des Verantwortlichen, eines Soll-Termins und anschließender Kontrolle ist gewährleist, dass die Maßnahme termingerecht umgesetzt wird.

vergisst nichts...

... , denn das Werkzeug ermöglich eine schnelle Erfassung der Aktivitäten/Projekte bzw. Audits und Maßnahmen. Regelmäßig wiederkehrende Eingaben werden nur einmal in Form von Stammdaten eingegeben. Bei der Eingabe von Daten „Aktivitäten / Projekten“ bzw. „Audit“ können diese über ein Pull Down Menü ausgewählt werden.

wertet alle erfassten Maßnahmen innerhalb von Sekunden auf Wunsch nach folgenden Kriterien aus:

• Quelle
• Abteilung
• Thema
• Verantwortliche(r)
• Termin überschritten
• abteilungsbezogener Auditbericht
• Übersicht offener Korrekturmaßnahmen aus internen Audits
• Kosten

Zusätzlich zu den oben genannten Auswertekriterien kann jeweils das gewünschte Zeitfenster angegeben werden.

hat viele Vorteile

• einfache Überwachung aller betrieblichen Maßnahmen
• zentrale Verwaltung und Pflege über ein Erfassungssystem
• keine Zettelwirtschaft
• kein Vergessen von Maßnahmen
• Auswertung innerhalb weniger Sekunden
• Suchen in Ordnern und Erstellen von Listen entfällt
• zeitoptimierte Umsetzung von Maßnahmen
• Zeit- und Kostenoptimierung, da „alles im Blick“
• optimert für Umweltprüfungen, ASA – Sitzungen, Begehungen, Audits, Behördengespräche, Genehmigungen, Datenschutz
• Berichte können sofort (papierlos) per E-Mail (Outlook) verschickt bzw. ausgedruckt werden
• minimale Einarbeitungszeit
• Sofortergebnisse, farblich visualisiert
• flexible Anzeigen und Auswertungen (im Dialog oder auf Papier)
• Individuelle Anpassungen jederzeit möglich
• ... etc.